2 novembre 2017

Amanda Castillo

Comment en finir avec les réunions qui s’éternisent

De nombreuses réunions en entreprise ne sont que logorrhées et discours creux. Pour éviter les digressions superflues, les experts recommandent les réunions électroniques, debout ou en marchant

La reine Victoria du Royaume-Uni n’appréciait guère les réunions qui s’éternisaient. Pour couper court à la logorrhée intarissable de son premier ministre, William Gladstone, elle lui refusait un siège lors de leurs audiences hebdomadaires. «Elle ne l’autorisait pas à s’asseoir en sa présence, dans l’espoir qu’à son âge il se fatiguerait vite et quitterait les lieux, écrit Robert Greene dans L’art de la séduction. Car une fois qu’il se lançait sur un sujet qui lui tenait à cœur, il ne remarquait pas les regards d’ennui de la souveraine ni les larmes qui lui venaient aux yeux à force de bâiller.»

Un gain de temps et d’argent
Depuis 1868, cette méthode quelque peu radicale a trouvé de nombreux adeptes parmi les experts en management. Rien de tel en effet qu’un «stand-up meeting» pour empêcher un collègue de travail frappé d’incontinence verbale de digresser. «La station debout étant difficile à tenir sur la longueur, elle encourage les participants à aller droit au but», note Bob Sutton, professeur de management à l’Université Stanford.

Ces propos font écho à une étude conduite par Allen Bluedorn, Daniel Turan et Mary Love, lesquels ont comparé les processus de prise de décision dans les réunions où les managers restaient debout et dans celles où ils étaient assis. «Les résultats indiquent que la qualité des décisions est la même pour les réunions "debout" et "assis"», note Jérôme Barthélemy dans Libérer la compétitivité: comment parvenir au sommet... et y rester (Ed. Pearson). «En revanche, pour une entreprise de 50 000 personnes, organiser une réunion "debout" à la place d’une réunion "assis" qui aurait duré vingt minutes permet de gagner près de 4200 heures de travail (50 000 x 20/60 x 0,25).»

Les réunions courtes, lors desquelles les participants présentent leurs idées de façon synthétique, permettraient également un gain d’argent considérable. La multinationale nord-américaine 3M a ainsi estimé que l’inefficacité des réunions de ses cadres moyens lui coûtait 79 millions de dollars par an, sans compter les coûts indirects. Michael Doyle et David Straus, auteurs de How to Make Meetings Work, pointent à cet égard du doigt le «syndrome de récupération d’une réunion», soit le temps qu’il faut pour rassembler ses idées et se refocaliser après une réunion inefficace, c’est-à-dire sans ordre du jour ou objectif clairement défini.

Le «walk and talk»
Alternative aux traditionnelles réunions assises: les réunions en marchant. Ces dernières années, plusieurs études scientifiques sont venues confirmer ce que les marcheurs savent empiriquement depuis des siècles: la marche stimule l’inspiration créatrice. Pour rappel, Nietzsche était d’avis que seules les pensées que l’on a en marchant valent quelque chose. Quant à Darwin, il flânait chaque jour sur le «chemin de pensée» qu’il avait aménagé dans son jardin.

Selon les chercheurs de l’Université Stanford Marily Oppezzo et Daniel L. Schwartz, auteurs d’une étude intitulée Give Your Ideas Some Legs: The Positive Effect of Walking on Creative Thinking, marcher facilite la libre circulation des idées et stimule la pensée divergente. La créativité et la motivation des travailleurs en particulier augmentent respectivement de 60% et de 8,5% lors d’une marche. Les réunions en marchant, parce qu’elles font tomber momentanément les barrières qui séparent les employés de la direction, décloisonnent enfin certains rapports hiérarchiques.

Un tapis de course dans le bureau
Fait intéressant, marcher dans son bureau est tout aussi efficace que marcher à l’air libre. Les chercheurs ont en effet demandé à 176 étudiants de produire des idées en marchant à l’intérieur sur un tapis roulant ou en se déplaçant assis dans un fauteuil roulant à l’extérieur. Bilan de l’expérience: les participants qui marchaient étaient beaucoup plus prolifiques que les participants assis. «Ce n’est donc pas le fait d’être à l’extérieur qui stimule la pensée créative mais bien le fait de marcher», assurent Marily Oppezzo et Daniel L. Schwartz.

Parmi les adeptes du «walk and talk», citons feu Steve Jobs, connu pour emmener ses collaborateurs faire de longues promenades lors desquelles il balayait les informations dont il disposait à propos d’un problème afin de décider de l’action à mener, mais aussi Mark Zuckerberg. Le Dr John Medina enfin, auteur des 12 Lois du cerveau, a installé un tapis de course dans son bureau pour «mettre sa mémoire en jambes» et faire venir les idées.

La réunion électronique
Que faire si la condition physique d’un collègue ne permet pas les marches sportives ou la station debout de façon prolongée? Les experts en management conseillent les réunions électroniques. Le concept? Les employés se retrouvent autour d’une table sur laquelle sont installés des ordinateurs. Les problèmes sont soumis aux participants qui tapent leurs réponses dans un programme. Les commentaires individuels et les votes collectifs sont affichés sur l’écran de projection de la salle.

«Les avantages de ce type de prise de décision collective sont l’anonymat, l’honnêteté qui en découle et la rapidité d’action», expliquent Stephen Robbins, David DeCenzo, Mary Coulter et Charles-Clemens Rüling dans Management: l’essentiel des concepts et pratiques (Ed. Pearson). «Comparés aux traditionnels face-à-face, les réunions électroniques font gagner du temps et de l’argent aux entreprises».

Nestlé y aurait ainsi presque toujours recours, notamment pour les enjeux globaux. A noter cependant que ces confrontations présentent des inconvénients. «La vitesse de frappe peut par exemple devenir un facteur discriminatoire. De même, les meilleures idées n’apportent pas de récompense à leurs auteurs.»